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診断は医師、業務上の事実は会社という役割分担
休職・復職の判断で会社が根拠にできるのは診断そのものではなく、勤怠や業務遂行の事実である。
記録するのは勤怠・業務状況・面談・配慮・受診勧奨の五つ
診断名の詳細・推測・私生活・評価語は記録に入れず、健康情報は業務上の記録と分けて管理する。
職場復帰支援の五段階を踏んだことを記録で示せる状態にする
厚労省の手引きの各ステップで残す記録は業務上の事実。「診断書待ち」の間も会社の対応を残す。
社員の体調不良が続いている。欠勤が増え、業務の遅れが目立つ。しかし本人は「大丈夫です」と言い、診断書も出てこない。こうした状況で、多くの職場は「診断書が出るまで待つ」という選択をします。医療の判断は医師にしかできない、という認識自体は正しいものです。
しかし、診断書を待つ間、会社として何も記録しないことには問題があります。休職に入る判断、休職中の対応、復職の可否、復職後の配慮。これらの判断で会社が根拠にできるのは、医師の診断そのものではなく、業務上の事実です。欠勤の日数、遅刻の回数、業務遂行の状況、面談での本人の説明、会社が行った配慮。これらの記録がなければ、休職を命じることも、復職を判断することも、後に説明することもできません。
本記事では、休職・復職の場面における会社と医師の役割分担、会社が記録すべき業務上の事実、記録に入れてはいけない情報、厚生労働省の手引きに沿った職場復帰支援の五段階を整理します。健康に関わる領域だからこそ、事実の記録と健康情報の扱いを分けて設計するための共通言語としてご活用ください。
会社と医師の役割分担
診断は医師、業務上の事実は会社
疾病の有無や治療の必要性を判断するのは医師です。会社は、医師の診断書や意見書をもとに、休職の要否や復職の可否を判断します。しかし、医師が診るのは本人の心身の状態であり、職場で何が起きているかは、会社が把握し、記録し、必要に応じて医師に伝えるものです。
主治医は、本人の申告と診察に基づいて診断します。職場での勤怠の実態、業務の遂行状況、周囲との関係は、本人の申告を通じてしか主治医に伝わりません。会社が業務上の事実を記録し、産業医や主治医に情報提供することで、診断と職場の実態のずれを小さくできます。
就業規則における休職の位置づけ
休職は、法律上の制度ではなく、就業規則に基づく制度です。休職の要件、期間、復職の手続き、期間満了時の扱いは、各社の就業規則で定められています。休職を命じる、復職を認める、期間満了で退職扱いとする、いずれの判断も就業規則の条項を根拠にします。したがって、判断の前に該当条項を確認することは、休職・復職でも変わりません。
復職可否の判断基準
復職の可否について、片山組事件（最高裁判決 平成10年4月9日）は、従前の業務に復帰できない場合でも、労働者が配置される現実的可能性のある他の業務について労務の提供ができ、本人がそれを申し出ているなら、債務の本旨に従った履行の提供があると判断しました。この判例は、復職の判断において「従前の業務ができるか」だけでなく、「配置可能な他の業務があるか」を検討する必要があることを示しています。この検討には、本人の状態に関する医学的な意見と、配置可能な業務に関する会社側の事実の両方が必要です。
会社が記録すべき業務上の事実
休職前・休職中・復職後の各段階で、会社が残すべき記録は、業務上の事実に限定されます。
休職前
勤怠の事実。欠勤・遅刻・早退の日付と回数。
業務遂行の状況。納期の遅れ、ミスの内容と頻度、業務量の変化。評価語ではなく、確認できる事実として記録します。
面談の記録。面談の日時、会社が伝えた内容、本人の説明。「体調について聞いた」ではなく、何を尋ね、本人が何と答えたかを残します。
会社が行った配慮。業務量の調整、勤務時間の変更、担当の見直しなど、会社が講じた措置とその日付。
受診の勧奨。産業医面談や医療機関の受診を勧めた日時と、本人の反応。
休職中
連絡の記録。会社と本人の連絡の日時と内容。連絡の頻度は本人の状態に配慮しつつ、就業規則や休職時の取り決めに従います。
診断書・意見書の受領。受領日と、記載されている休職期間や就業上の意見。診断名や病状の詳細は、後述のとおり記録の扱いに注意が必要です。
復職時・復職後
復職判断の根拠。主治医の診断書、産業医の意見、本人の申し出、配置可能な業務の検討結果。
復職後の就業上の措置。時短勤務、業務の限定、残業の制限など、講じた措置とその期間。
復職後の勤怠と業務の状況。復職後の勤怠と業務遂行の事実。再び不調の兆候が見られた場合の初動の根拠になります。
記録に入れてはいけない情報
健康に関わる場面では、記録に入れてはいけない情報の線引きが、記録すべき事実と同じくらい重要です。
診断名や病状の詳細。診断書に記載された内容は、健康情報として厳格に管理し、業務上の記録とは分けて保管します。業務上の記録に転記する必要はありません。
推測や憶測。「うつ病ではないか」「家庭の問題があるのでは」といった推測は、記録に入れません。会社が記録するのは観察可能な事実のみです。
私生活に関する情報。本人が面談で私生活について語った場合でも、業務上の判断に必要のない情報は記録しません。
評価語。「やる気がない」「甘えている」といった評価は、健康上の問題を抱えている可能性のある本人に対して、後に極めて不利な印象を与える記録になります。
健康情報は、個人情報保護法上の要配慮個人情報に当たります。業務上の事実の記録と健康情報の管理を分け、閲覧できる範囲を役割ごとに制限することが、本人の保護と会社の説明責任の両方を支えます。
職場復帰支援の五つのステップ
厚生労働省の「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」は、職場復帰支援を五つのステップで示しています。
第一ステップは、病気休業開始及び休業中のケアです。休業の開始時に、本人に必要な事務手続きや職場復帰支援の手順を説明し、休業中の連絡方法を取り決めます。
第二ステップは、主治医による職場復帰可能の判断です。本人から復職の意思が示され、主治医の診断書が提出されます。
第三ステップは、職場復帰の可否の判断及び職場復帰支援プランの作成です。産業医等の意見、本人の状態、職場環境を踏まえて復職の可否を判断し、復職後の就業上の配慮や段階的な業務の戻し方をプランとして作成します。
第四ステップは、最終的な職場復帰の決定です。事業者が復職を決定し、就業上の措置を本人と職場に伝えます。
第五ステップは、職場復帰後のフォローアップです。復職後の勤怠や業務の状況を確認し、必要に応じてプランを見直します。
この五段階のそれぞれで、会社が残すべき記録は前述の「業務上の事実」です。手引きに沿った手順を踏んだこと自体が、記録によって示せる状態にあることが求められます。
よくある質問
Q. 本人が受診を拒む場合、会社はどうすればよいですか。
就業規則に受診命令の根拠がある場合は、業務上の事実（欠勤、業務遂行の支障）を示して受診を命じることができます。根拠がない場合は、勧奨にとどまります。いずれの場合も、勧奨または命令の日時と本人の反応を記録します。
Q. 主治医と産業医の意見が食い違う場合はどうなりますか。
主治医は治療の観点、産業医は就業の観点から意見を述べます。会社は両方の意見と業務上の事実を踏まえて判断します。判断の根拠を記録しておくことが、後の説明を可能にします。
Q. 休職期間満了で退職扱いとする場合の注意点は何ですか。
就業規則の条項、休職期間の起算と満了日、復職可否の判断の根拠、本人への通知の記録が必要です。復職の可能性について、配置可能な他の業務の検討を含めて判断したことを示せるようにしておきます。
ケース比較：診断書が出るまでの3か月
診断書がない期間に会社が何を記録していたかで、その後の対応がどう変わるかを、二つの職場の例で見てみます。
どちらの職場でも、ある社員に欠勤と遅刻が増え、業務の遅れが目立ち始めました。本人は面談で「大丈夫です」と答え、受診を勧めても「様子を見ます」と応じるにとどまりました。診断書が提出されたのは、最初の兆候から3か月後でした。
一つ目の職場では、上司は本人の様子を気にかけ、何度か声をかけていましたが、記録は残していませんでした。人事は診断書が出て初めて事態を把握し、休職を命じました。休職期間中、就業規則上の休職期間の起算日をいつにするかで、本人と会社の認識が食い違いました。会社は最初の欠勤が始まった時期を把握しておらず、産業医に職場の状況を伝える際も、「この数か月、遅刻や欠勤が多かった」としか説明できませんでした。復職の判断では、休職前の業務遂行の状況を示す記録がなく、どの業務であれば配置可能かを検討する材料も不足していました。
二つ目の職場では、上司は最初の欠勤の週に、日付と欠勤の事実、声をかけた際の本人の説明を記録していました。以後、遅刻・欠勤の日付、納期の遅れ、面談で伝えた内容と本人の説明、業務量を調整した日付、受診を勧めた日付と本人の反応を、都度残していました。記録には診断名や推測は一切含まれず、業務上の事実だけが並んでいます。診断書が出た時点で、人事はこの記録をもとに休職の起算日を確定し、産業医には3か月間の勤怠と業務の推移を事実として提供しました。復職の判断では、休職前にどの業務で支障が出ていたか、どの業務は遂行できていたかが記録から分かり、段階的な復職プランを具体的に組めました。
二つの職場の違いは、上司の配慮の有無ではありません。配慮を記録に残したかどうかです。一つ目の職場でも上司は本人を気にかけていましたが、その配慮は記録に残らず、会社として対応していたことを示す材料になりませんでした。
「記録すること」と「詮索すること」は違う
二つ目の職場の記録は、本人の私生活や病状には一切触れていません。記録していたのは、欠勤の日付、業務の状況、面談で会社が伝えたことと本人が答えたこと、会社が講じた措置です。健康に関わる場面での記録は、本人を詮索することではなく、会社が何を見て、何をしたかを残すことです。この線引きが守られている限り、記録は本人の保護に働きます。
MONTAIによる休職・復職の記録
MONTAI（モンタイ）は、問題社員対応から派生した人的リスク管理インフラです。
フォーマットの標準化：管理職が迷わず記録できる項目設計。事実と観察の分離を構造として誘導します。
1分記録：スマートフォン・業務端末から、面談直後にその場で記録が完了します。
閲覧権限の厳格な制御：機微な記録を、上司・人事・経営・法務などの役割単位で制御できます。
AIによる規程ピックアップ補助：記録内容に応じて関連する社内規程を自動で提案します（判断はあくまで担当者が行う補助機能）。
休職・復職の場面では、業務上の事実を記録する型と、健康情報を分けて管理する権限設計の両方が求められます。事実と観察を分離する型は、推測や評価語が記録に入ることを構造的に防ぎ、役割単位の閲覧制御は、機微な情報が必要な範囲を超えて共有されることを防ぎます。
なお、MONTAIは人事判断・法的判断・医学的判断を代替するものではありません。制度設計や個別事案については、産業医・社会保険労務士・弁護士等の専門家にご相談ください。MONTAIは、その相談と判断の質を支える記録のインフラとして機能します。
まとめ
休職・復職の判断において、診断は医師、業務上の事実は会社という役割分担があります。会社が記録すべきは勤怠・業務遂行の状況・面談での本人の説明・会社が行った配慮・受診の勧奨であり、診断名の詳細・推測・私生活・評価語は記録に入れません。厚生労働省の手引きに沿った五段階を踏んだことを、記録によって示せる状態にしておくことが、本人の保護と会社の説明責任の両方を支えます。
参考・引用
厚生労働省「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」
片山組事件（最高裁判決 平成10年4月9日）
労働安全衛生法第66条（健康診断）、第66条の10（心理的な負担の程度を把握するための検査等）
個人情報の保護に関する法律第2条第3項（要配慮個人情報）
厚生労働省「労働者の心の健康の保持増進のための指針」
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本記事の位置づけ
本記事は休職・復職における会社の記録に関する一般的な解説であり、特定の事案に対する法的・実務的・医学的な助言を提供するものではありません。個別の事案対応については、産業医・社会保険労務士・弁護士等の専門家への相談をお勧めします。