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PIP(業務改善計画)の運用品質は、テンプレートの設計でほぼ決まります。書式が曖昧であれば、目標は抽象的になり、面談記録は管理職の文章力に依存し、評価は紛糾します。逆に、必要な要素が構造化されたテンプレートがあれば、初めてPIPを担当する管理職でも、一定水準のプロセスを再現できます。これは属人化しないマネジメントの考え方そのものです。本記事では、PIPテンプレートに必要な6つの構成要素と書き方の実例、避けるべきNG記載を、人事担当者・管理職の皆様に向けて解説します。
PIPテンプレートに必要な6つの構成要素
PIP計画書のテンプレートは、次の6要素で構成します。
①対象業務と課題事実
どの業務の、どの水準が、期待にどう届いていないかを記載する欄です。ポイントは、評価や人格ではなく事実を書くこと。「責任感が足りない」ではなく、「直近6か月の月次報告書の提出が、期限内提出12回中3回だった」と書きます。課題事実には必ず期間と数値・具体例を伴わせます。
②改善目標(SMART)
目標は、Specific(具体的)、Measurable(測定可能)、Achievable(達成可能)、Relevant(業務に関連)、Time-bound(期限明確)のSMART原則で記述します。達成可能性の基準は、同職位の平均的な従業員に通常期待される水準を超えないことです。
③期間とマイルストーン
開始日・終了日に加え、中間評価日を明記します。期間は3〜6か月を目安とし、業務サイクルに合わせて設定します。
④会社側の支援内容
研修、同行指導、面談頻度など、会社が提供する支援を具体的に列挙します。この欄が空欄に近いテンプレートは、PIPが本人任せの試験になっている兆候です。
⑤面談記録欄
毎回の面談で、日時、確認した事実、本人の発言要旨、合意事項、観察された懸念を記録する欄です。後述するとおり、事実と観察を分離する構造にします。
⑥評価基準と期間満了後の取り扱い
何をもって達成とするかの基準と、達成・未達それぞれの場合の取り扱いを事前に明記します。ここが曖昧なまま開始すると、満了時の判断が場当たり的になり、紛争の最大の火種になります。
書き方の実例
営業職の例
目標を「月12件(本来目標)」ではなく「月8件」に置いている点が重要です。改善の途上にある従業員に本来目標をそのまま課すことは、達成可能性の観点で疑義を生みます。
間接部門(経理担当)の例
数値で測りにくい業務でも、エラー件数・期限遵守率・手順の実施率など、行動レベルで測定可能な指標に落とすことができます。
面談記録の書き方──事実と観察の分離
テンプレートの品質を最も左右するのが面談記録欄です。推奨する構造は次のとおりです。
項目 | 記入例 |
|---|---|
日時・場所 | 2026年7月10日 14:00〜14:30 会議室B |
確認した事実 | 7月第1〜2週の受注1件。商談数は12件で目標どおり |
本人の発言要旨 | 「商談数は確保できているが、クロージングで価格交渉に進めない」 |
合意事項 | 次回商談2件に部長が同行し、価格提示の場面を支援する |
観察・懸念 | 提案資料の質は前月比で改善が見られる。クロージング工程に課題が集中している模様 |
「確認した事実」と「観察・懸念」を別欄にすることで、誰が読んでも検証できる事実と、記録者の解釈が混ざらなくなります。この分離が、後に記録が証拠として扱われる場面での信頼性を決めます。
やってはいけないNG記載
テンプレートの設計と運用で、次の記載は避けてください。
テンプレートを「運用」に変える仕組み
優れたテンプレートを作っても、Excelファイルが各管理職のローカルに散在する運用では機能しません。実務で必要なのは次の3点です。
第一に、入力の負担を最小化すること。面談直後に1分で書ける構造でなければ、記録は続きません。
第二に、閲覧権限を制御すること。PIP記録は機微情報であり、上司・人事・法務など、役割に応じたアクセス管理が必須です。
第三に、時系列で一元化すること。日常の指導記録からPIP面談記録までが一つの時系列に並んでいて初めて、プロセス全体の正当性を示すことができます。
なお、テンプレートの法的妥当性については、自社の就業規則・人事制度との整合を含め、社会保険労務士・弁護士のレビューを受けることをお勧めします。
そのまま使える計画書の骨子
6要素を1枚の計画書に落とすと、次の骨子になります。自社の就業規則・評価制度に合わせて調整してください。
基本情報:対象者氏名・所属・職位/作成者/作成日
これまでの経緯:日常指導の実施日と内容の要約(別添:指導記録)
課題事実:期間・指標・水準・具体例(2〜3項目に絞る)
改善目標:SMART形式で課題事実と1対1対応(測定方法と確認者を明記)
期間:開始日/中間評価日/終了日
会社側の支援:研修・同行・面談頻度など、提供主体と頻度を明記
面談記録(毎回追記):日時/確認した事実/本人の発言要旨/合意事項/観察・懸念
中間評価:目標ごとの進捗と本人へのフィードバック内容
最終評価:目標ごとの達成判定と根拠事実
期間満了後の取り扱い:達成時・未達時それぞれの取り扱い(事前に記載)
本人確認欄:説明日・交付日・本人コメント欄
ポイントは2つです。課題事実と改善目標を1対1で対応させること(課題にない項目を目標に紛れ込ませない)。そして「本人コメント欄」を設けることです。本人の言い分が記録される構造は、プロセスの公正さを示す強力な証拠になります。
よくある質問
PIPテンプレートの運用基盤としてのMONTAI
MONTAI(モンタイ)は、問題社員対応から派生した人的リスク管理インフラであり、本記事で整理したテンプレートの考え方を、日々の運用に実装するための基盤です。
MONTAIは人事判断・法的判断を代替するものではありません。書式の最終設計や個別事案の対応については、専門家にご相談ください。
まとめ
PIPテンプレートは、①課題事実、②SMART目標、③期間とマイルストーン、④支援内容、⑤面談記録欄、⑥評価基準と帰結──の6要素で構成します。書き方の核心は、事実と観察の分離と、同職位の通常水準を超えない目標設定の2点です。そして、テンプレートは紙の書式ではなく、入力負担・権限管理・時系列の一元化を備えた運用の仕組みとして実装して初めて機能します。
MONTAIのデモ環境では、面談記録フォーマットの実装イメージを最長2週間無料でお試しいただけます。
参考・引用
労働契約法第16条(解雇権濫用法理)
東京高判平成25年4月24日(PIP実施後の能力不足解雇を無効とした裁判例)
厚生労働省「事業主が職場における優越的な関係を背景とした言動に起因する問題に関して雇用管理上講ずべき措置等についての指針」(令和2年厚生労働省告示第5号)
関連リンク(MONTAI)
PIPシリーズの他記事(本サイト内)
PIPが違法になるとき|退職勧奨目的の運用が招く経営リスク (同シリーズ内・公開予定)
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